罗詠诗办公室事务处理学习经验谈

秘书,并不只是一份简简单单地打打杂,每天按部就班地端茶递水的工作。其实在中国的一般高级院校里,一般的事物基本上是由副校长来掌管,而副校长所做的事就是在承担秘书的角色。在国外,美国的国务卿的英文就是Secretary of State。可见秘书的工作的重要性,并不如大家所认为的简单。所以,我们要力争上游,做一名优秀的秘书。那应该如何做一名优秀的秘书呢?我觉得《办公室事务处理》这门课程对此很有帮助,下面就简单地谈谈我自己的心得。

在这本书的第一个项目,就是认识办公室事务,教我们该如何正确地定义自己的职业方向、要求、目标。同时还提到了现代秘书职业技能的新要求:

(1)多元化才能。首先应懂得两国甚至两国以上的语言。

这就是我们信息学院现在为什么会推出了“文秘(中英文)”的原因。我们比以前更着重地培养学生们的英文水平,目的就是希望同学们都能提高自身的语言能力。

(2)出色的组织能力和控制能力。秘书除了要制定计划、落实好工作之外,还要能处理一大堆办公室事务。这都需要秘书能够把握和控制各种复杂的局面。

所以,在期末考试里,除了有考理论知识之外。祝老师还安排了同学们自行组织学习小组,每个小组都要去拍一部关于《接待商务合作伙伴》的微电影。这种学习的机会,能够让我们同学们自主地分配角色,每个人都要努力地设计好对白,控制好表情,把自己的角色乃至整部微电影表演得淋漓尽致。不经意地,就从而锻炼了我们的组织能力和控制能力。

(3)完美的沟通能力。只有秘书和领导、同事、客户打好交道了,才能协调好工作内外部的关系,使得工作更加得顺心、出色。

在《办公室事务处理》的课堂上,祝老师让我们大家演绎了“给同事打电话”、“给企业伙伴致电”、“上司电话下达工作任务”等环节,除了学习到接打电话的技巧,这也让我们在沟通上变得更加有礼貌了。

(4)获取新知识的能力。秘书不但要做好自己的工作,而且还要在激烈的竞争中赢得主动。

  所以,祝老师每讲一个项目之前,都会让学习小组去搜集相关项目的其他资料。不但丰富了我们的课外知识,还提高了我们自己学习的主动性。

(5)团队合作能力。在当今社会,没有一个人能够完全脱离群体取得成功的。这也是秘书人员需要重点强调的。

因此,祝老师在课堂上布置的每一个学习任务,都是由每一个学习小组来协调工作完成的。目的就是让我们学会互相帮忙、互助互利,更好更出色地完成学习任务。





罗詠诗

文秘3-1班